В днешния забързан информационен свят не е необичайно да познаваме Проджект мениджъри, които ръководят едновременно над 10 IT проекта, независимо от тяхната сложност, размер и срок на изпълнение. Много често управлението на голям брой IT проекти води до претоварване на Проджект мениджърите и нарушаване на тяхната концентрация и ефективност. Kак може да бъде успешна работата, когато е налице подобен тип жонглиране?

За начало, успехът в управлението на множество IT проекти можем да открием в три ключови стратегии: 

- Ефективно управление на времето;

- Набор от различни умения и опит;

- Индивидуални умения в управлението на проекти, които ще осигурят успешното им финализиране.

Нека разгледаме кои са предизвикателствата в управлението на множество IT проекти.

Управлението на множество IT проекти в дадена фирма, може да се окаже доста трудна задача. Възникват стресови ситуации и дори може да се наложи да се наеме нов човек, който да поеме част от проектите. Всъщност много Проджект мениджъри биха предпочели да им бъдат възложени един или два проекта, вместа множество такива. Причината е проста – управлението на множество проекти не е за всички. Необходим е опит! А когато се управлява един проект, ролите и отговорностите са много по-малки. Големината и обемът им изисква и повече координация, повече концентрация, за да се финализират успешно. Несъмнено ще са необходими средно от 3 до 5 човека в екипа на всеки проект. Ако имате 5 проекта, това означава, че са ви необходими 15-25 членове на екипа.

Предизвикателствата тук включват:

- Детайлите се следят само от екипите, които ръководят проектите (от това число са изключени разработчици, тестери и т.н.).;

- Липса на достатъчно време за организиране на по-чести събрания, в които могат по-ясно да се проследят свършените до момента задачи и постигнати резултати (т.е. оптимизиране на времето);

- Необходимо е планиране на множество рискови ситуации и разрешаване на множество въпроси;

- Липсата на опит в управлението на множество проекти, може да ви подлуди в случай, че сте изправени пред подобно предизвикателство;

- Ограничение на ресурсите, с които разполагате;

- Наличие на конфликт по отношение на приоритетите в изпълнението на проекта;

- Не винаги са ясни целевите дати за финализиране на проектите;

- Комуникацията между твърде много хора оказва негативно въздействие върху производителността.

За да бъде предотвратено всичкo това, могат да бъдат приложени следните ключови техники на управление на множество IT проекти:

Управление на времето: Много често мениждърите на проекти, които са претоварени, изглеждат така сякаш са в постоянна борба с криза след криза. И това като че ли няма край. Необходимо е бързо реагиране по отношение на това какво точно трябва да се направи и за какъв период. Като Проджект мениджър, трябва да се съсредоточите в управлението на времето за всички проекти, а не на всеки поотделно.

Чеклист за управление на множество проекти: Необходимо е да създадете списък с всички проекти, които ръководите. В него трябва да включите и най-дребните на пръв поглед детайли, както и имената на хората, които отговарят за тях (тестери, разработчици).

Приоритизация на проекти: Трябва да се определи кои проекти са по-важни от други. Когато се сблъсквате с множество проекти е необходимо да решите кой е спредимство и в какъв ред трябва да бъдат свършени. Не трябва да обръщате повече внимание на проектите, които харесвате или са ви изгодни и да ги разглеждате самостоятелно. Необходим е внимателен анализ на абсолютно всички задачи, който да гарантира че те отговарят на стратегическите цели на вашата компания и че сте наясно с целевите дати.

Категоризиране на вашата работа: Тази техника намалява сложността и ви помага да постигнете напредък по всички фронтове, когато управлявате множество проекти. Работете всекидневно върху проектите, без да оставте нито един за следващата седмица и със сигурност ще постигнете резултати. Проверявайте постигнатите резултати във всеки един момент.

Разпределение на работните задачи: Уверете се, че всички работни задачи са правилно съгласувани и разбрани. Със сигурност познавате Проджект мениджъри, които скачат от проект на проект и изглеждат като удавници за сламки. Важно е всички проекти да бъдат ясно разделени на управляеми задачи, които от своя страна да бъдат следени за коректното изпълнение.

Използване на контролно табло: Използвайте дигитално контролно табло за ефективно управление и постигане на целите по отношение на всички ръководени проекти.

За още по-голямо улеснение сме публикували две фигури. Фигура А показва как лесно можете да определите времето, отделяно за всеки проект. Това е проста електронна таблица, която ще ви бъде полезна, ако сте се заели с твърде много неща.

Фигура Б илюстрира процеса на управление на множество проекти. Тя е базирана на свободното ви време и текущата ви работна натовареност, приоритизирайки всеки нов проект, който ви е възложен. Това ви позволява да определите кога точно да започнете новия проект и как той ще засегне сроковете на другите проекти.

Освен това, трябва да:

- разпределите всички работни задачи в А, Б, В категории;

- отделите достатъчно време и усилия на задачите в категория А за всеки проект, те са най-важните, а след това да пристъпите към задачите от категории Б и В, които са второстепенни и включват технически срещи, семинари и др.;

- уведомите клиента, ако няма да успеете да финализирате проекта в срок;

- създадете централизирана база данни за ефективно извършване на справки, в която да включите целия процес на управление на всеки проект, включително и възникналите проблеми и рискове.

- създадете календар за всеки проект, в който да включите основните етапи на изпълнение и техните дати. По този начин ще можете да определите върху кой етап да се съсредоточите в даден момент;

- не използвате различни схеми за отчитане на резултатите от всеки отделен проект, стандартът трябва да е един, за да можете да правите сравнение;

- създадете единен график за всички проекти. Той ще ви даде по-добро усещане за това как се движите във времето;

- прекарвате времето в офиса си не с цел получаване на резултатите от изпълнението на проектите. Като мениджър, вие трябва да се интересувате от всички етапи, което изисква повече комуникация с екипа;

- следите непрекъснато напредъка на вашия екип. Проектните приоритети или нещо друго може да се е променило и вие трябва да знаете това директно от източника.